WORK

働き方改革と生産性。個人のスタイルバランスの考え方。

こんにちは、宮許です。
働き方改革の影響で、今までとの働き方が大きく変わっています。

先日、某ニュースで「時短ハラスメント」の特集が組まれていました。
主に現場の立場の社員を集め、様々な業種で働き方改革により起きている「時短ハラスメント」の実情をヒアリングするといった内容でした。

社会問題になりつつある時短ハラスメントですが、これは一般社員側も管理職側も真剣に取り組まないと解決しない問題です。

この機会に、働き方改革について考えてみたので記事にまとめてみました。

働き方改革が目指すもの


厚生労働省のホームページでは「働き方改革」を以下のように説明しています。

我が国は、「少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少」「育児や介護との両立など、働く方のニーズの多様化」などの状況に直面しています。
こうした中、投資やイノベーションによる生産性向上とともに、就業機会の拡大や意欲・能力を存分に発揮できる環境を作ることが重要な課題になっています。

「働き方改革」は、この課題の解決のため、働く方の置かれた個々の事情に応じ、多様な働き方を選択できる社会を実現し、働く方一人ひとりがより良い将来の展望を持てるようにすることを目指しています。
厚生労働省ホームページ

高齢化社会になり、働ける人口が年々減少しています。国の働ける人口が減るということは、単純に売上(国力)が下がるということ。

この問題を解決させるにはいくつかの方法があります。

・現在の生産年齢人口一人ひとりの労働生産性を向上させる
・働く人を増やす(現在働けていない女性や高齢者や海外労働者)
・出生率を上げて今後の働ける人を増やす

この解決方法がいわゆる「働き方改革」と呼ばれます。簡単にいうと、働ける人が減ってしまうなら増やそうという方法と今働ける人たちをより稼げる人材に育成しようという方法の2つがあるということです。

その改革の実現のために、長時間労働や非正規雇用の格差など今まで問題になっていた雇用問題を解決させていこうという取り組みが始まっていますが、冒頭で挙げた問題につながっているというのが現状というわけです。

業務内容は会社が減らしてくれることはない。


会社からは急に残業するな、早く帰れと言われるけど業務量は以前と変わらない

今の問題に挙がる中で最も多いのはこれではないでしょうか。
私も平日は会社務めをしているので、部下からもよく相談を受ける話題です。

会社としても残業時間を減らすことを勧めても業績を下げていいとはならないので当然だと思います。
そもそもそれでは生産性の向上にはなっていません。

どの会社でも、管理職以上の人たちが現場の細かい業務内容を把握しているということは少ないですし、現場にいる立場の方たちは、自分たちで改善させていくしかありません。

逆にいえば、自分たちの改善次第では今の仕事を効率化できるチャンスだといえます。

自分の「生産性の高い仕事」を知ろう


仕事の優先順位を決めて無駄なことをやめればよい

これもよく上司から言われる言葉ではないでしょうか。
実際に私も部下に伝えた経験があります。

ただし、優先順位の決め方が間違っているケースが多いようです。

仕事の優先順位とは緊急性の高いものや当日やらなければいけない仕事を挙げていませんか?
それももちろん期限が決まっているものなのでやる必要はありますが、自分の役割にとって一番成果が大きい仕事が何か、それにどれだけの時間を使えているかを考え優先させなければいけません。

私の職場(部署)では、全員がほぼ定時で上がれる状態になっています。
2か月くらいかかりましたが、以下の方法を実践しました。

・業務の棚卸をして役割にとって一番成果が大きい仕事内容を把握する
・週次で1日ごとのスケジュールの書き出し
・1日ごとのスケジュールに対して実際に行動した内容を書き出す

自分の仕事の中で成果につながっている仕事は20%と言われています。
まずはその20%がどの仕事内容なのかを把握することから始めました。

その仕事を決められた時間内でどれだけ多く捻出できるかを念頭において
スケジュールを組むだけでも成果を意識した仕事をすることが出来るようになります。

また、スケジュールを組み立てる中では以下のポイントも重要です。

・2時間程度フリーな時間を作っておく
・重要な仕事はプライムタイムにやる

私の会社は9時から18時まで、休憩時間を除くと業務時間は8時間です。
その8時間きっちり業務内容を決めておくとトラブルや差し込みの仕事があったときにすぐ破綻してしまいます。
突発的な仕事はあって当たり前と考えてフリーな時間を予め設けておくと時間的にも精神的にも余裕ができるのでおすすめです。

また、重要な仕事はプライムタイムに出来るようにしています。
私の場合は午前中10時から12時の2時間に決めています。

人間の集中力はそんなに長くありません。ましてや8時間フルで集中するのは困難です。
適度に抜きつつ、ガッツリ集中できる時間を決めておくほうが効率良く仕事ができます。

上司や部下を巻き込んで改革しなければ変わらない


様々な業種がある中で、自分だけの業務の見直しで改善されるわけではありません。
営業では1日に回らなければいけない企業の数が決まっているところもありますし、お客様対応をしているところは対応内容や営業時間によっては決まった時間拘束されますし、短縮が難しい部分も多いと思います。

こういった問題は上司と部下のコミュニケーションがやはり不可欠になります。
この記事を読んでいただいている方々の中には部下側の方も上司側の方もいらっしゃるかと思います。

上司はただ残業を禁じるのではなく、どうしたら改善できるのか一緒に考えてあげてください。
適格な指示が出せなかったとしても一緒に考えてくれるだけで変わってくることがあるのではないでしょうか。

部下は指示を待つだけではなく、業務内容を改善させるための努力をしましょう。
問題をきちんとまとめ、改善案をまとめ上司に相談するようにしてみてください。

会社としても今までと違う取り組みです。正解を持っているわけではありません。
自分を変えられるのは自分ですし、部署や会社全体を変えるきっかけを作れるのも自分です。

まずは自分で出来ることを始めてみてください。